オンライン秘書を採用するには？個人講師の任せ方・試作・選考シート

オンライン秘書を採用したいなら、まず任せたい仕事と、自分が決める仕事を分け、小さな依頼でやり取りと成果物を確かめましょう。この記事は、オンライン講座や教材を販売する個人事業主が、仕事を頼む相手を選ぶための内容です。求人へ応募する方向けの案内ではありません。

原稿を書きたいのに、素材を探し、ファイル名を直し、編集の確認を返していたら夜になった。そんな日が続くと、「人に頼みたいけれど、何を説明すればいいのか分からない」と止まってしまいますよね。全部のマニュアルが完成するまで、あなた1人で抱え続ける必要はありません。一緒に整理しながら任せられる相手を探す方法があります。素材探しや確認の連絡を手放し、あなたは講座の中身を考える時間を作れるようになります。

最初の1人に、何を助けてもらいたいかを決める

僕は最初に雇う外注さんについて書いた公開記事で、幅広い仕事に対応できるオンライン秘書と、一緒にマニュアルを作っていく考え方を伝えています。

僕自身も、最初は全部を1人でやろうとしました。でも、仕事を細かく切り分け、1つずつマニュアルにする時間すらない。その矛盾がありました。そこで、広く対応できる相手と協力しながら仕事を整理していく考え方です。

一方で、すでに完成条件が決まっている表紙1点を頼みたいなら、デザイナーへ直接頼む方が合うこともあります。オンライン秘書という肩書きだけで、何でもできると決めないでください。

あなたが今日助けてほしいのは、どれでしょうか。「何でもお願いします」から始めず、今週、何が1つ進めば助かるかを書きます。

探す前に、同じ仕事を説明できる1枚を用意する

ここからは、架空の講師が「会議を短くする講座」の制作準備を頼む例です。僕の採用結果や実在の応募者を紹介するものではありません。

最初の依頼は、承認済みの講義素材を整理し、不足を一覧にする仕事へ絞ります。

この例ではスライドが2本なので、3本分すべてそろっているとは言えません。足りない理由が分からなければ、「未作成か、別の場所にあるかを確認」と残してもらいます。勝手に作り足すことを期待する仕事ではありません。

探し方には、知人からの紹介、オンライン秘書サービスの利用、自分で募集して業務委託先を選ぶ方法があります。サービス経由なら、担当者を選べるか、チーム対応か、交代時に引継ぎがあるかも確認します。直接募集なら、依頼文と候補者への説明を自分で用意する仕事が増えます。

自分で選べる範囲と、相手が対応できる業務を確認してから進みましょう。料金だけを見ると、あなたが毎回確認する負担や、頼めない仕事が抜けてしまいます。

小さな試作で、納品物と相談の仕方を分けて見る

募集文やプロフィールが丁寧でも、実際の仕事が合うかはまだ分かりません。僕は外注の教材でも、最初から全レクチャーを任せず、1本から試す考え方を伝えています。

試すときは、費用、範囲、期限、修正の扱いを先に合意してください。無料で大量の制作をさせる前提にはしません。サービスの試用制度を利用する場合も、その条件へ従います。

架空の依頼を、2人の候補へ同じ条件で渡したらどう比べるか、例を見てみましょう。実際に行った選考ではありません。

この例では、きれいな一覧を作れるかだけを見てはいけません。不明なことを不明なまま伝え、あなたが判断できる情報を残しているかが大事です。

担当講師のりんちゃが説明する外注の教材でも、成果物と、連絡・納期・修正対応の両方を見ています。返信が早いだけで合格にしたり、質問が出ただけで不合格にしたりしないでください。仕事の条件に沿って、一つずつ確認します。

合わなかった理由は、人柄のラベルで終わらせない

「何となく合わない」で終えると、次の人にも同じ依頼を出してしまいます。どこが合わなかったかを、作業の中へ戻してください。

たとえばBの例なら、素材の不足を未確認として残す条件が、依頼文から伝わっていたかを先に確認します。発注側の説明が抜けていれば、そこを直してから再試行を判断します。

一方、明示していた公開禁止の範囲を越える、確認せず原音を削除するなど、合意した条件を守れない問題があれば、仕事を広げる前に止めます。性別、年齢、家族構成のような属性から、仕事の実力や信頼性を決める必要はありません。

期限に遅れそうな場合も、事前に相談して調整できたか、無断で期限を過ぎたかは別です。あなたの業務に必要な連絡を、具体的に約束して確かめましょう。

最初の成果物が合ったら、少しずつ仕事を広げる

素材整理ができたから、次の日から事業全部を任せる。そこまで飛ばすと、新しい判断や権限が一度に増えます。

架空の講師なら、次のように広げられます。

1. 素材一覧を作り、不足を質問する。
2. 承認済みの一覧を使い、編集者へ渡す依頼の下書きを作る。
3. 戻ってきた納品物をチェック表へ整理し、講師の最終確認へ回す。

段階ごとに、自分が確認する箇所と相手が判断してよい範囲を書き直します。公開や配信、契約、支払いなどを追加するなら、別途、扱う権限と確認方法を合意してください。

相手が質問した場所は、マニュアルを一緒に作る材料になります。仕事を任せるたびに説明が残ります。次の回では同じ確認から始めなくて済む。そこまで育てれば、あなたが考える、話す、完成を判断する時間を取り戻せます。

今日任せたい仕事を、選考シートへ1つ書こう

この記事の記入シートをダウンロードする（CSV・記入例付き）

ExcelやGoogleスプレッドシートで開いて使えます。記入例は説明用の架空例です。ご自身の情報へ置き換えてください。

記入シートは4列です。「記入ガイド」と「説明用の架空例・状態」を参考に、空欄の「あなたの記入」へ、仕事、入力、完成条件、試作の結果、次に広げる範囲を書いてください。実施していない試作は、結果を「未実施」として残します。

まずは、今日あなたが手を止めて対応した実務を1つ書きましょう。次に、それを頼む相手へ何を渡せばよいかを考えます。採用は人数を増やすためではありません。あなたが届けたい講座や本を、途中で止めずに作れる体制を整えるためです。

依頼する制作物の範囲や見積もりを先に固めたい方は、講座の制作代行へ何を頼めるかも確認してください。

次の工程へ進むための関連記事

• オンライン講座の制作代行はどこまで頼める？依頼範囲・見積り・検収の記入例

あなたの経験を、講座と本で届けるには

今ある知識や経験を、講座や本にして必要な人へ届けたい方へ。僕の著書『マーケティング不要の次世代型コンテンツビジネス』で、何を商品にするか、AIとどう分担するか、学びたい人が集まる場所でどう届けるかをお伝えしています。

次世代型コンテンツビジネスの無料書籍を受け取る →

案内ページのメール登録フォームから、PDFの受け取りURLをお届けします。